Waarom zelf bijen houden mijn werk met Scrum teams beter maakt

Dit is een cross-post van LinkedIN.
Sinds een jaar ben ik imker. Of eigenlijk: sinds een jaar ben ik bezig een imker te worden. Na een seizoen werken met 2 kasten achter in de tuin kan ik zeggen dat ik tijdens het werken “in de bijen” ook wat geleerd heb over mijn werk als Scrum master en Agile coach. Ik dit artikel deel ik mijn bevindingen.

Bijen zijn bijzondere generalisten én specialisten & super zelf-organiserend

Bijen organiseren zich op bijzondere wijze. Individueel voeren ze gedurende hun leven een aantal zeer verschillende taken uit, met name op basis van hun leeftijd. Als ze net uitkomen, dan maken ze voornamelijk cellen schoon, worden ze lid van de hofhouding, of halen ze honing, of verdedigen ze de kast tegen indringers.

Ook kun je het hele volk, dat in de zomer uit ongeveer 20.000 bijen bestaat, als één levend organisme beschouwen. Ook dat is zelfsturend: op basis van gegevens als de buitentemperatuur, het moment in het jaar, de grootte van het volk en de voorraad eten ontwikkeld het volk zich en worden de taken uitgevoerd die bij de ontwikkeling horen.

Hier is al een parallel te zien met Scrum teams. Uit de Scrumguide:

Scrum Teams zijn zelf-organiserend en multidisciplinair. Zelf-organiserende teams kiezen zelf hoe zij het beste hun werk kunnen uitvoeren, in plaats van dat dit verteld wordt door iemand van buiten het team. Multidisciplinaire teams hebben alle competenties die nodig zijn om het werk uit te voeren, zonder afhankelijk te zijn van anderen buiten het team. 

Bijen gedragen zich identiek: ze zijn zelf-organiserend tot en met! Ik kan ze in ieder geval niet vertellen hoe ze honing moeten maken. En als er bepaalde competenties nodig zijn voor een taak, dan zorgen ze daar zelf voor. Zo zijn er zomerbijen, winterbijen, darren (de mannetjes) en natuurlijk de koningin. En ook Scrum teams weten vaak heel goed zelf wat er nog nodig is in een team om het doel te behalen.

Observaties & Interventies in de omstandigheden

No alt text provided for this image

Op een gegeven moment inspecteerde ik een bijenvolk dat niet goed ging: onrust, weinig eitjes, koningin niet te vinden… Omdat ik niet, zoals ik in mijn werk vaak wel doe, met taal kon onderzoeken wat er gaande was, werd ik gedwongen om beter te leren observeren. Mijn observaties legde ik naast mijn bijenkennis en ik combineerde deze twee om te bepalen wat ik zou kunnen doen. Ook de interventie die ik uiteindelijk uitvoerde was er een in de omstandigheden, want ik hoef en kan bijen natuurlijk niet te vertellen hoe ze honing maken, maar moet het ze wel mogelijk maken. Naast dat dit een mooi voorbeeld is van Inspect & Adapt, is het ook een mooi voorbeeld van hoe je “removing impediments” zou kunnen interpreteren: je moet het het team mogelijk maken om het doel te halen, de omstandigheden te creëren.

Het verduren van spanning

Verder moest ik na mijn interventie 2 weken wachten voordat ik kon in de bijenkast kon vaststellen of het geholpen had. Spannend! Het verduren van die spanning: is het gelukt, is iets waarvan ik ervaar dat teams het vaak niet durven. Ze kiezen graag voor snellere en vooral (ogenschijnlijk) simpele oplossingen, want dat is gemakkelijker, terwijl die vaak niet écht helpen…. In dit geval ging ik uiteraard wel om de 2 dagen even de buitenkant van de kast inspecteren: Vliegen ze goed? Halen ze nectar & stuifmeel? Zitten de wachters klaar op de plank? Alle kleine signalen wezen op succes, maar het duurde echt twee volle weken voor ik het zeker wist.

Buitenkant van de kast inspecteren

Dit kun je bij teams ook doen: je kunt dagdagelijks kleine, aan de buitenkant observaties doen om een gevoel te krijgen of het team loopt, of er succes in het verschiet zit. Eén moment daarvoor is een Standup bijvoorbeeld. Al je observaties samen kun je tijdens een retro heel goed gebruiken om richting te geven aan mogelijke en zinvolle verbeteringen. Soms zijn er ook observaties die gelijk om actie lijken te vragen, maar vaak is het beter de spanning te verduren, meer observaties te doen en op het juiste moment, bij het openen van de kast, de retro dus, pas iets aan te passen of te controleren. Het verduren van de spanning tot de uitkomst, dat is iets waar ik geduldiger in ben geworden: we doen het experiment en we kijken later of het gelukt is.

In het geval van een team, hebben ze in tegenstelling tot bijen, zelf invloed op de interventies, maar ik, met de observaties en kennis, heb daarin als Scrum master of coach een leidende rol ten dienste van het team. Binnen Scrum heet dit dan Servant Leadership. Dát is voor bijen ook niet anders.

Een bijenvolk is wendbaar én heeft daarvoor ‘strakke regels’

Een koningin heeft 1 taak : eitjes leggen. Zonder eitjes komen er geen nieuwe bijen meer en met een gemiddelde levensduur van een week of 6 (voor zomerbijen) is dat rampzalig. Soms gaat de koningin dood. Of in mei/juni, als het volk te groot geworden is, vliegt ze weg met de helft van het volk er achteraan (een zwerm). Omdat het volk een mechanisme op basis van geur heeft om te detecteren of de koningin er nog wel is, komt er zodra de koningin er niet meer is, een noodprocedure op gang:

Iedere larf in een bijenvolk kan nog een koningin worden, als die gevoerd blijft worden met eten dat slechts voor de koningin bedoeld is: Koninginnegelei. Zodra de koningin weg is, en haar geur verdwijnt, komen er binnen 48 uur op tien tot twintig plekken in het volk, volledig decentraal, bijen op het idee om daar een nieuwe koningin te gaan kweken in een zogenaamde ‘redcel’. Als die allemaal uitkomen na 2 weken dan ontstaat er een groot gevecht, dus meestal laat je als imker ongeveer 3 cellen hangen. Zo doe je weer een ingreep in de omstandigheden (20 –> 3 cellen) om de kans van slagen te vergroten.

Dit is een mooi voorbeeld van op het doel gericht zijn en daarvoor het werk uitvoeren dat nodig is. Wendbaarheid ten top. Geheel zelf-organiserend, op de hoeveelheid cellen na dan 🙂

Wat ik hiervan leerde was dat naast wendbaarheid, dat ik niet associeer met begrippen als procedures, afspraken en regeltjes, deze regels wel degelijk een rol hebben. De kunst is deze regels altijd met elkaar te blijven checken op functionaliteit. Als regels functioneel zijn, dán zijn het juist die regels die wendbaarheid mogelijk maken.

Ben ik nou een betere Agile coach of Scrum master voor een team geworden?

Ik werd door het werken met bijen in ieder geval gedwongen om zonder woorden te werken, mijn observatie-techniek te verbeteren en kon zonder uitzonderingen alleen een interventie doen in de omstandigheden. Voor mij waardevolle ervaringen die ik meeneem in het werken met teams.

Als je wilt weten hoe ik verder werk, neem dan contact op!

ps. Ik ben niet de eerste die de link tussen bijen en agile legt. Jaren geleden schreef Rini van Solingen dit boekje over leiderschap : “De Bijenherder” Over hoe totaal anders je schapen (klassiek leiderschap van 1 herder) en bijen ( omstandigheden aanpassen, ondersteunen) moet benaderen. Je kunt het boekje van me lenen!

About me

I'm currently working as an 100% Scrum Master at de Persgroep, Amsterdam, to help the teams setting (and getting) their goals.

More about me or read my articles.